Starres Prozessmanagement war gestern! Mit Human Workflow Management werden Prozesse zum Leben erweckt indem sie durch ein System unterstützt in Echtzeit durchlaufen werden. Wir testen das neue Human Workflow Feature von Bpanda und zeigen euch, dass Standardprozesse während dem Durchlaufen flexibel angepasst werden können. Was uns bei Human Worklfow Management besonders gefällt: Am Schluss liegen Kennzahlen zu den Prozessdurchläufen vor. Durch diese Datenanalyse können die Prozesse kontinuierlich verbessert werden.

Weshalb Prozesse dokumentieren?

Allzu häufig wird das Thema Prozessdokumentation mit verstaubten, nicht gelebten Prozessen sowie einem gewissen Verlust an Flexibilität und damit Gestaltungsfreiheit assoziiert. Die Nutzen für den einzelnen Mitarbeiter sind wenig greifbar, aber aus Unternehmenssicht sind diese beträchtlich. 

Durch die Analyse der Standardprozesse innerhalb eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses wird laufend an der Qualität gearbeitet. Wo jedoch keine Daten zu Standardprozessen zu finden sind, kann auch nicht analysiert, bzw. verbessert werden. Ein datengetriebenes Unternehmen basiert auf modellierten, auswertbaren Prozessen. Ebenso kann eine Digitalisierung mit teil- oder vollautomatisierten Prozessen nicht umgesetzt werden, wenn diese nicht in modellierter Form vorliegen. 

Die Krux bei der klassischen Prozessdokumentation

Die Nutzen des Prozessmanagement scheinen überzeugend. Aber weshalb bleibt dieser Nutzen oft aus und die Prozesse verkommen ungelebt auf irgendwelchen Intranetseiten?

Üblicherweise erhebt der Prozessarchitekt in Einzelgesprächen die Prozessabläufe, erstellt daraufhin die Prozessdokumentation, diese wird freigegeben und publiziert. Aber was passiert nun, wenn die Prozesse nicht der gelebten Wirklichkeit entsprechen, nachträglich Dokumente oder Prozessschritte hinzukommen? Oft entsteht eine "Schattendokumentation". Die Prozessbeteiligten helfen sich selbst, ohne die Prozessdokumentation anzupassen - Prozessdokumentationen erstellen, aber diese danach nicht leben und anpassen bedeutet gleich doppelte Ineffizienz und der Nutzen liegt bei 0.

Prozessdokumenation 2.0

Human Workflow Management bedeutet IT- gestützte Prozessausführung und setzt genau bei dieser Herausforderung an. In Abgrenzung zur Digitalisierung worin eine Voll-Automatisierung angestrebt wird, steht beim Human Workflow weiterhin der Mensch im Zentrum. Die Prozessbeteiligten werden aber durch ein IT-System unterstützt.

Human Workflow Management eignet sich besonders:

• Für Prozesse, die sich wiederholen und viele Personen involviert sind
• Abteilungsübergreifende Prozesse
• Wenn Termine eingehalten werden müssen

jedem Durchlauf leicht angepasst werden, man sieht jederzeit wo der Prozess steht und kann anschliessend Auswertungen mit den vorhandenen Daten zu Durchlaufzeiten, Abweichungen vom Standardprozess etc. vornehmen. Die Prozesse werden automatisch dokumentiert, auswertbar und erlauben im Vergleich zur nicht systemgestützten Prozessdokumentation viel mehr Raum für Anpassungen. Damit steigt die Akzeptanz eines Prozessmanagements im Unternehmen deutlich und deren Mehrwerte können so vollumfänglich ausgeschöpft werden.

Lebender Beispielprozess - Von der Produktidee bis ins Ladenregal

Bpanda hat im März dieses Jahres ein Human Workflow Feature mit dem Namen “Jobs“ lanciert. Damit haben alle Benutzer von Bpanda die Möglichkeit ihre zuvor in BPMN 2.0 erstellen Prozesse in Echtzeit live sequenziell durchlaufen zu lassen und ab zu arbeiten.

Damit ihr sehen könnt, wie das Tool genau funktioniert und was damit alles möglich ist, möchten wir euch dies gerne anhand eines konkreten Anwendungsfalls zeigen.

Prozess: Einführung eines neuen Produkts.
Unternehmen:  Detailhändler, der mit Shops an stark frequentierten Lagen wie Bahnhöfen vertreten ist und vorwiegend Convinience Food verkauft.
 
 

In Bpanda lassen sich Prozesse kinderleicht auch tabellarisch modellieren (siehe oben). So wird automatisch jeder Task in einer Lane abgebildet und kann später bei Bedarf im Modeler mit Entscheidungszweigen etc. nach BPMN 2.0 zu Ende modelliert werden. 

Der Standardprozess zur Produkteinführung sieht folgendermassen aus:

Der Prozess wird nun in Bpanda als Job erfasst und von allen Prozessbeteiligten live durchlaufen. Es ist jederzeit zu sehen, bei welcher Person der Prozess steht. Jeder Prozessbeteiligte erhält die Meldung für neue Tasks in seinem Bpanda Protal und per Mail. Wird ein Prozesschritt vom Verantwortlichen beendet, geht dieser automtisch an den nächsten Prozesschrittverantwortlichen weiter. Die Benutzeroberfläche erinnert an einen Whatsappverlauf und ist intuitiv zu bedienen. Mittels Kommentarfunktion können individuelle Informationen an den nächsten Prozessbeteiligten weitergegeben werden.

Ausserdem besteht die Möglichkeit neue Prozessschritte hinzuzufügen. In unserem Prozessdurchlauf in Jobs ist es zu einer Abweichungen zum Standardprozess gekommen. Nachdem das Produktanforderungsprofil bereits erstellt wurde, kam es zu einer Anpassung und so wurde ein neuer Prozesschritt "Produktanforderungsprofil anpassen" hinzugefügt.

Nachdem der Prozess durch den Prozessverantwortlichen abgeschlossen wurde, liegt die Auswertung der Durchlaufzeit des Jobs vor.

Unser Fazit des des neuen Human Workflow Features von Bpanda: Einfache und sehr flexible Unterstützung für Prozesse, die häufig und von verschiedenen Stellen bearbeitet werden. Durch das flexible Hinzufügen von neuen Prozessschritten und die Kommunikationsmöglichkeit durch die Chatfunktion, werden Prozesse tatsächlich zum Leben erweckt. Neben der Transparenz der Prozesschritte und dem Effizienzgewinn durch die Teilautomatisierung liegt der grosse Nutzen solcher Human Workflow Managment Tools darin, dass Daten wie beispielsweise die Prozesskosten genauer analysiert werden können. Als datengetriebenes Unternehmen wird so ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ermöglicht. 

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