Im Zuge der digitalen Transformation in Unternehmen stehen den Prüfern abschlussrelevante Daten vermehrt komplett digital zur Verfügung. Der Datenanalyse kommt somit innerhalb der Abschlussprüfung, aber auch bei unterjährigen internen Audits eine immer stärkere Bedeutung zu. Mit der zunehmenden Datenmenge, die in Unternehmen produziert wird, drängt sich ein erhöhter Automatisierungsgrad für Prozessprüfungen auf.  Ausserdem stehen Prüfer vor der Herausforderung die richtigen Werkzeuge zur Datenanalyse zu evaluieren und beherrschen zu müssen, damit sie ihre Arbeit möglichst effizient und verlässlich durchführen können.

In diesem Beitrag zeigen wir anhand einer konkreter Prüfungshandlung wie diese mit dem Datenanalyse-Tool Alteryx Designer automatisiert, schneller und einfacher durchgeführt werden kann.

1. Nutzen datenbasierter Prüfungen

Vor dem Zeitalter der modernen datenbasierten Prüfungen, mussten ganze Belegstapel oder einzelne elektronische Dateien manuell durchgearbeitet werden. Heute gibt es kaum noch ein Unternehmen, indem die Geschäftsprozesse nicht in einem ERP abgebildet sind. Die Daten daraus liegen in strukturierter Form vor und bilden damit die ideale Grundlage für die digitale Datenanalyse.

Für die Datenanalyse von Prüfungshandlungen mit grossen Datenmengen, fehleranfälligen Formeln und solche die sich jährlich exakt oder mit einer ähnlichen Logik wiederholen, ist Excel nicht das geeignete Werkzeug. Dafür braucht es ein auf die Datenanalyse spezialisiertes Tool wie den Alteryx Designer.

Alteryx kann mühelos und schnell sehr grosse Datenmengen (mehrere Mio. Datensätze) verarbeiten. Dies ist relevant für Unternehmensbereiche, wo grosse Mengen an Transaktionen automatisiert verarbeitet werden. Wir werden dies in unserem folgenden Beispiel der Kassentransaktionen sehen.

Mit dem richtigen Tooleinsatz kann effizient die Abdeckung der Grundgesamtheit erhöht werden. Dies verbessert die Prüfsicherheit. In Alteryx lassen sich ausserdem mithilfe von Workflows umfangreiche, manuelle Prüfprozesse automatisieren und immer wieder einfach ändern. Die Toolbox von Alteryx umfasst beinahe 200 Instrumente zur Datenanalyse, die mit einfachem drag and drop angewendet werden können. Alteryx verhilft so die eigene Datenkompetenz wesentlich zu erhöhen und erleichtert gleichzeitg die Arbeit mit Daten stark.

2. Anwendungsbereiche

Die datenbasierte Analyse kann innerhalb der Jahresprüfung oder Prüfungen innerhalb eines Internes Kontrollsystems (IKS) bsp. bei folgenden Tätigkeiten unterstützen:

• Geschäftsbereiche besser verstehen lernen
• Visualisierung von komplexen Sachverhalten
• Definition einer sinnvollen Prüfstrategie
• Verstehen der Risiken und Entwicklung des Prüfprogramms
• Identifikation von einzelnen Ausreissern
• Automatisierte Prüfung von Kontrollen

Beispiel Prüfung Kassentransaktionen 

Mit Hilfe von Alteryx wollen wir folgender Prüffrage nachgehen:

Wurden in der Kasse Verkaufstransaktionen an Tagen durchgeführt, wo die Verkaufsstellen geschlossen waren?

Dafür haben wir mit Alteryx folgenden Workflow entwickelt:

Für den Workflow haben wir folgende Schritte durchgeführt:

Vorteile in diesem Beispiel mit Alteryx:

• Grosse Datenmengen (über 30 Mio. Datensätze) können müehelos verarbeitet werden.
• Geschwindigkeit: Aufgrund einer optimierten Berechnungs-Engine werden Kalkulationen in Bruchteilen durchgeführt - im Vergleich zu Excel kann wertvolle Zeit gespaart werden.  
• Standardisierung und Automatisierung: Dieser Workflow lässt sich bei der nächsten Verwendung, bspw. im folgenden Jahr, einfach wiederverwenden.
• Nachvollziehbarkeit: Mittels klarer Dokumentation der Workflows können auch andere Mitarbeiter die Vorarbeit direkt verwenden.
• Flexibilität: Trotzdem lässt sich der Workflow beliebig erweitern oder anpassen. Aber auch innerhalb eines IKS kann die Prüfung mehrmals unterjährig durch geführt werden im Sinne eines Fortschrittchecks.

Diese Vorteile führen zu einer wesentlich höheren Effizienz im Umgang mit Daten und deren Analyse im Vergleich zu alternativen Lösungen wie bspw. Excel.

3. Weitere Anwendungsbeispiele

So lassen sich verschiedenste Prüfunhandlungen einfach durchführen. Gerne möchten wir hier noch ein paar weitere aufführen:

• Randomisierte Stichprobe aus Grundgesamtheit auswählen 
• Automatisierung jährliche Erhebung KPI's aus gewissen Geschäftsbereichen: z.B. Verhältnis von Umsatz und Erlösminderung (Fraud durch Personal oder beim Herabsetzten der Preise etc.)
• Prüfung von Compliance-Richtlinien: z.B. ob alle Bestellungen über definierten Betrag durch eine zweite Person mit bestimmter Funktionsstufe freigegeben wurden
• Abgleich von Daten von Rechnungen und ob es zu jeder einen übereinstimmenden Wareneingang verbucht wurde
• Das Unternehmen hat Kontrollen über Stammdatenänderungen implementiert.  Durch die Analyse der Änderungstabellen im System lässt sich prüfen, ob Stammdatenänderungen wie Mutationen der Verkaufspreise, ohne Zweitvisum vorgenommen wurden.

4. Fazit 

Wirtschaftsprüfer und interne Auditoren haben in ihrer täglichen Arbeit mit einer zunehmenden digitalen Datenmenge zu tun. Grosse Prüfinstitute nutzen Alteryx bereits - für jene die dies noch nicht tun, ist es höchste Zeit, diesem Wandel mit der Unterstützung eines Datenanalyse-Tools zu begegnen. Alteryx kann grunsätzlich bei jeder Prüfhandlung durch die Anwendung der Analyse-Tools unterstützen. Ausserdem lassen sich Prüfprozesse einfach automatisieren. Durch die Nachvollziehbarkeit der Workflows können zudem andere im Team davon profitieren. Die richtige Auswahl und Anwendung eines Datenanalyse-Tools erhöht die Prüfqualität und damit -sicherheit sowie die Effizienz im Umgang mit den Daten erheblich.

Möchtest du mehr darüber erfahren, wie Alteryx dich in deiner Prüftätigkeit konkret unterstützen kann? Gerne zeigen wir dir anhand eines deiner konkreten Beispiele wie dich Alteryx unterstützen kann.

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